L'entrata in vigore del Testo Unico sulla documentazione amministrativa ( D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000 [pdf] ) rappresenta un traguardo essenziale del cammino verso la semplificazione.

Per il cittadino-utente questo si traduce nel:
Utilizzo dei documenti d'identità e di riconoscimento al posto dei certificati

È possibile certificare i dati personali relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza mostrando semplicemente al funzionario incaricato un documento di riconoscimento (la carta d'identità, il passaporto, la patente di guida e quella nautica, porto d'armi, libretto di pensione, il patentino di conduzione di impianti termici e le tessere di riconoscimento munite di fotografia rilasciate da un'amministrazione dello Stato.), senza che occorra presentare i relativi certificati (Art. 45 T.U.). L'ufficio pubblico in questo caso acquisirà agli atti una semplice fotocopia del documento esibito.

Come e cosa Autocertificare

Le amministrazione pubbliche, i gestori di servizi pubblici e i privati che vi consentono, sono tenuti ad accettare al posto dei certificati, dichiarazioni rese personalmente dall'interessato e firmate sotto la propria responsabilità (art. 46 T.U.).
I cerfificati che possono essere sostituiti con un'autocertificazione sono:

la data e luogo di nascita
la residenza, la cittadinanza, il godimento dei diritti civili e politici
lo stato di celibe, coniugato o vedovo o stato libero
lo stato di famiglia, l'esistenza in vita, la nascita del figlio
il decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente
l'iscrizione in albi, elenchi tenuti dalla pubblica amministrazione
appartenenza ad ordini professionali
titoli di studio acquisiti ed esami sostenuti
qualifica professionale posseduta, titoli di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e qualificazione tecnica
situazione reddituale o economica, assolvimento di obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto
possesso e numero del codice fiscale e della partita IVA e dei dati contenuti nell'archivio dell'anagrafe tributaria inerente l'interessato
stato di disoccupazione
qualità di pensionato e categoria di pensione, di studente, qualità di legale rappresentante di persone fisiche e giuridiche, tutore, curatore e simili
iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo
adempimento o non adempimento degli obblighi militari (ivi compreso stato matricolare)
certificazione di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione e di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi e provvedimenti iscritti nel casellario giudiziale
non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali
qualità di vivenza a carico
tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile
non trovarsi in stato di liquidazione o fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

FAC-SIMILE Dichiarazione Sostitutiva di Certificazione [pdf]

Dichiarazione sostitutive di notorietà

In tutti i casi in cui non sia possibile ricorrere all'autocertificazione, è possibile utilizzazione una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (Art. 47 T.U.).
L'interessato può dichiarare fatti, stati o qualità personali o relativi ad altri soggetti, purchè la dichiarazione sia resa nel proprio interesse e riguardi circostanze che siano a sua diretta conoscenza. La dichiarazione deve essere resa personalmente e per iscritto dall'interessato e, a parti casi residuali, non necessità di autenticazione nè è soggetta ad imposta di bollo: sarà sufficiente firmare ed allegare la fotocopia del documento di identità (nei casi di invio per posta o attraverso fax o e-mail) oppure apporre la propria firma davanti al dipendente addetto.

FAC-SIMILE Dichiarazione Sostitutiva di Atto di Noterietà [pdf]

Presentazione di istanze alla Pubblica Amministrazione

Le istanze presentate direttamente agli impiegati pubblici incaricati di riceverla non necessitano più dell'autentica della firma.
La legge prevede, inoltre, che le domande sottoscritte ma non autenticate possano essere inviate per posta, fax o posta elettronica, purchè siano in regola con l'imposta di bollo e accompagnate dalla fotocopia (anch'essa non autenticata) del documento d'identità di chi ha firmato l'istanza (ART. 38 T.U.).

FAC-SIMILE Istanza [pdf]

Copie autentiche

La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà può riguardare la conformità all'originale di documenti rilasciati o depositati presso una pubblica amministrazione o di qualsiasi tipo di documento fiscale soggetto a conservazione da parte del contribuente (Art. 19 T.U.).

FAC-SIMILE Autenticazione di Copie [pdf]

Il cittadino utente deve porre attenzione a :

1. Documenti che non sono autocertificabili
   I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine di conformità CE, di marchi o brevetti non possono essere sostituiti con altri documenti o dichiarazioni (Art. 49 T.U.).
2. La scadenza dei certificati
   Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità degli atti che sostituiscono (art. 48 del T.U.)  Hanno validità illimitata i certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni e le dichiarazioni sostitutive che attestano stati e fatti personali non soggetti a modificazione (es: certificati di nascita e di morte, titoli di studio, ...) Tutti gli altri certificati hanno validità per 6 mesi dal momento del rilascio salvo che leggi o regolamenti non prevedano una validità superiore. In ogni caso la validità delle certificazioni anagrafiche e quelle relative allo stato civile è prolungabile oltre questo termine, dichiarando e sottoscrivendo che le informazioni contenute nel certificato stesso non hanno subito modificazione (art. 41 T.U.).
3. Le sanzioni per chi dichiara e sottoscrive il falso
   I soggetti che rilasciano dichiarazioni false o esibiscono atti contenenti dati non più rispondenti a verità sono puniti con pene che possono arrivare alla reclusione fino ad un massimo di 3 anni (Art. 76 T.U.). Inoltre le dichiarazioni false possono portare alla decadenza automatica dei benefici per ottenere i quali è stata prodotta la documentazione falsa (art. 75 T.U.)